Avec des compétences rares et une concurrence forte, le recrutement de profils scientifiques (R&D, data science, biotech…) se fait de plus en plus difficile. Se contenter d’une approche réactive, en recrutant au coup par coup, s'avère non seulement chronophage, mais aussi risqué : les situations d'urgence augmentent le time-to-hire et peuvent faire perdre des talents clés, altérant l’image de l’entreprise.
Face à ces difficultés, il devient essentiel d'adopter une stratégie proactive de recrutement. C’est précisément dans ce contexte qu’un vivier de talents prend tout son sens. Cette approche permet de préparer les recrutements à venir et d’assurer une réactivité accrue face aux besoins futurs. Les avantages sont multiples : gain de temps, recrutement stratégique, fidélisation des talents…
Dans cet article, nous explorerons des méthodes concrètes pour construire, nourrir et maintenir un vivier de talents, afin de mieux anticiper les besoins de recrutement dans un environnement scientifique en constante évolution.
Qu’est-ce qu’un vivier de talents scientifiques ?
Définition de la notion de talent pool
Un vivier de talents (ou talent pool) est un regroupement proactif de profils qualifiés qui peuvent être sollicités pour répondre aux besoins futurs de recrutement de l’entreprise. Ces profils sont potentiellement intéressés par des opportunités, même s'ils ne sont pas immédiatement disponibles.
Ce vivier peut inclure des experts, des alumni (anciens employés ou anciens étudiants), des candidats passés lors de précédentes sélections, ou encore des personnes recommandées. Il est constitué en veille continue, de manière à anticiper les besoins dans des domaines spécifiques.
Avantages spécifiques pour les recrutements scientifiques
- Anticipation des besoins dans des domaines où les compétences sont rares (par exemple : biotech, data science, R&D). Cela permet de gagner du temps et de garantir que l'entreprise peut s'adapter rapidement aux défis liés à ses projets d’innovation.
- Réduction du time-to-hire : lorsqu'un profil est déjà connu, pré-qualifié ou en contact régulier avec l'entreprise, les délais de recrutement sont considérablement réduits, car la recherche de candidats est déjà amorcée. Cela permet également de garantir une sélection plus rapide et plus ciblée.
Importance de la dimension relationnelle
Un vivier de talents n'est pas une base de CV statique. Il doit représenter un réseau dynamique de profils avec lesquels l'entreprise entretient une relation continue. Cela implique des échanges réguliers (partage d’actualités, informations sur les projets, invitations à des événements), ce qui permet de maintenir un lien et une certaine familiarité avec ces talents. Ainsi, les candidats seront plus enclins à répondre favorablement aux opportunités futures, ayant déjà une relation de confiance avec l'entreprise.
Pourquoi construire un vivier de talents scientifiques ?
Gagner du temps et être réactif
Lorsqu'un poste se libère ou que de nouveaux projets voient le jour, disposer d'un vivier de talents permet de rechercher immédiatement des candidats qualifiés sans repartir de zéro. Cela permet d’être réactif et de gagner un temps précieux, en sélectionnant rapidement parmi des profils déjà identifiés et intéressés.
Avantage concurrentiel : dans un marché où les meilleurs candidats reçoivent fréquemment plusieurs offres, pouvoir répondre rapidement à un besoin permet de ne pas perdre ces talents au profit d’autres entreprises plus réactives.
Limiter le coût et l’effort de sourcing
Lorsque le vivier est constitué, il y a moins besoin de diffuser des annonces massives ou de recourir à des cabinets de recrutement onéreux. Le sourcing est plus ciblé, plus efficace et donc moins coûteux.
Cela optimise également le travail des équipes RH et des managers R&D, en simplifiant et en accélérant le processus de recherche de candidats. Les efforts sont concentrés sur les profils déjà identifiés, et non sur une recherche en amont de nouveaux talents.
Renforcer la marque employeur
En entretenant une communauté de professionnels et de passionnés, l'entreprise peut partager des actualités sur ses projets innovants, ses événements et ses valeurs. Cela crée un lien continu avec ces talents potentiels, renforçant leur engagement et leur intérêt à postuler à l'avenir.
Un bouche-à-oreille positif se crée autour de l'entreprise au sein de la communauté scientifique, augmentant sa visibilité et sa réputation. Un vivier bien géré peut ainsi constituer un atout stratégique pour attirer des talents de qualité, sans avoir besoin de multiplier les démarches de recrutement externes.
Identifier et cartographier ses besoins futurs
Analyser la stratégie R&D de l’entreprise
Pour construire un vivier de talents scientifique, il est essentiel d'anticiper les compétences qui seront nécessaires à l'avenir. Cela peut inclure des domaines comme l'IA, la biotech, la chimie, le data engineering, etc.
Il faut identifier les profils-clés dont l’entreprise aura besoin dans les années à venir, en particulier les profils en tension, comme les chercheurs seniors ou les ingénieurs spécialisés, pour s’assurer qu’ils soient présents dans le vivier avant qu’un besoin urgent n'émerge.
Engager les managers dans la réflexion
Les responsables de pôles scientifiques ou les chefs de projet sont des acteurs essentiels pour anticiper l’évolution des projets de R&D. Ils connaissent les besoins à venir, notamment les nouvelles compétences ou les niveaux de séniorité nécessaires pour faire avancer les projets.
Il est donc primordial de collaborer étroitement avec le service RH pour établir un plan de recrutement prévisionnel : déterminer quels profils seront nécessaires à quel moment (volume, timing, niveau de séniorité).
Prioriser les postes critiques
En priorité, la constitution du vivier doit se concentrer sur les fonctions les plus critiques, c'est-à-dire celles où le time-to-hire est le plus long ou les compétences les plus rares. Par exemple, dans les domaines à forte spécialisation technique, il peut être crucial de commencer la recherche de talents en avance pour ne pas se retrouver en pénurie de candidats compétents.
Il est également important de suivre régulièrement ces besoins en ajustant le périmètre du vivier au fur et à mesure de l’évolution des projets et des priorités de l’entreprise. Cela permet de s'assurer que le vivier reste aligné avec les besoins stratégiques à court, moyen et long terme.
Les sources pour alimenter un vivier scientifique
Candidats internes et alumni
- Anciens collaborateurs ou stagiaires qui ont acquis de nouvelles compétences ou qui souhaitent revenir un jour dans l’entreprise constituent une excellente ressource pour le vivier.
- Il est important de maintenir une relation continue avec eux, par exemple via des newsletters internes, des groupes LinkedIn ou des événements comme les “alumni day” pour garder le contact et les encourager à postuler en cas de besoin futur.
Événements et forums spécialisés
- Participer à des congrès scientifiques, des salons R&D ou des rencontres universitaires permet de rencontrer des profils intéressants, souvent déjà à la pointe des dernières innovations.
- Ces événements sont une occasion parfaite de recueillir les coordonnées des personnes intéressées et de les intégrer dans le vivier. Il est essentiel de suivre ces contacts par des relances régulières et des échanges de contenus pour les maintenir engagés.
Communautés académiques et partenariats
- Nouer des partenariats avec des laboratoires, des chaires universitaires ou des associations d’anciens élèves peut offrir une grande visibilité à l’entreprise dans le monde académique.
- En proposant des stages, des bourses doctorales, ou des projets de recherche collaboratifs, l’entreprise peut identifier des talents en formation et les intégrer au vivier avant même qu’ils n’entrent sur le marché du travail.
Réseaux professionnels en ligne
- Des plateformes comme LinkedIn, ResearchGate ou des forums spécialisés sont des sources d’informations précieuses pour surveiller l’activité des candidats scientifiques et repérer des profils pertinents.
- En nouant des liens professionnels, en envoyant des invitations ciblées et en partageant du contenu scientifique pertinent, l’entreprise peut attirer l’attention des experts dans le domaine et les encourager à rejoindre son vivier.
Cooptation et programme de recommandation
- Mobiliser les collaborateurs scientifiques internes pour recommander des confrères ou des amis du même domaine permet d’enrichir le vivier de manière proactive.
- Il est possible d’inciter cette démarche en mettant en place un système de prime ou de reconnaissance, ce qui motive davantage les équipes à participer activement au processus de sourcing.
Gérer et animer son vivier de talents
Utiliser un ATS ou un CRM adapté
Un ATS (Applicant Tracking System) ou un CRM (Customer Relationship Management) spécifique au recrutement est essentiel pour centraliser les informations sur les candidats et gérer efficacement le vivier.
Ces outils permettent de centraliser les données, y compris les coordonnées, les compétences, l’historique des interactions et le statut de chaque profil, facilitant ainsi la recherche et le filtrage rapide des candidats par mots-clés, spécialité, ou disponibilité.
Segmenter et qualifier les profils
- Il est crucial de segmenter les profils en fonction de leur niveau d’expérience, de leur spécialité, ainsi que de leur niveau d’intérêt pour l’entreprise.
- Actualiser régulièrement les informations pour refléter des évolutions importantes, telles qu’un changement d’emploi, des nouvelles compétences, ou une nouvelle disponibilité. Cela garantit une base de données vivante et pertinente, prête à répondre rapidement aux besoins futurs.
Communication régulière et ciblée
- Il est important de maintenir une communication régulière avec les talents du vivier. Cela peut passer par l’envoi de newsletters ou d’updates concernant les projets R&D, les évolutions internes, ou les nouvelles opportunités de recrutement.
- Proposer des contenus à forte valeur ajoutée, comme des webinaires ou des documents techniques, permet de nourrir l’intérêt des talents et de maintenir un lien solide avec eux.
Organisation d’événements privés
- Inviter les talents du vivier à des rencontres internes, des webinars, ou des visites de laboratoire permet d’établir une connexion plus forte avec l’entreprise.
- Ces événements peuvent aussi servir à renforcer le sentiment d’appartenance à une communauté et pré-engager les profils avant qu’un besoin de recrutement spécifique ne se fasse sentir. Cela contribue à créer un lien plus personnel et durable avec les talents potentiels.
Exemple de workflow pour gérer un vivier scientifique
Collecte initiale
- Centraliser les CV ou profils des candidats via des canaux variés tels que événements spécialisés, anciens candidats, cooptation, ou encore partenariats avec des écoles et universités.
- Créer une première fiche de contact et réaliser une évaluation rapide des compétences clés et de la pertinence du profil par rapport aux futurs besoins.
Qualification et scoring
- Évaluer chaque profil en fonction de critères prédéfinis : compétences techniques (ex : langages de programmation, méthodologies spécifiques), localisation, projets réalisés, niveau d’expérience.
- Classer les candidats dans des catégories distinctes telles que :
- Prioritaires : prêts à être contactés immédiatement si un besoin survient.
- Intéressants à moyen terme : profils à suivre, mais pas urgents.
- Veille passive : candidats dont les compétences sont intéressantes, mais dont les besoins de recrutement ne sont pas immédiats.
Engagement et suivi
- Mettre en place un calendrier d’actions pour maintenir l’engagement des talents, incluant des newsletters régulières, des invitations à des événements, ou des appels ponctuels pour entretenir la relation.
- Mettre à jour le statut des candidats lorsque ceux-ci manifestent un intérêt, répondent à une sollicitation ou modifient leur situation professionnelle (ex : changement de poste, disponibilité).
Réactivation pour un besoin précis
- Lorsque un poste s'ouvre, chercher en priorité dans le vivier les profils correspondants aux exigences spécifiques de la mission.
- Contacter rapidement les candidats qui sont déjà dans un état d'engagement élevé (candidats déjà intéressés ou ayant montré des signes d'intérêt dans le passé), pour valider leur disponibilité et organiser un entretien accéléré.
Mesurer l’efficacité de son vivier
KPIs à suivre
- Taux de transformation : Calculer le nombre de recrutements provenant du vivier par rapport au total des recrutements réalisés. Cela permet d’évaluer dans quelle mesure le vivier est utilisé de manière efficace pour répondre aux besoins en talents.
- Time-to-hire moyen : Comparer le temps moyen de recrutement pour les postes couverts par le vivier contre ceux qui ne font pas appel à celui-ci. Un vivier bien géré devrait permettre de réduire le time-to-hire.
- Taux d’engagement : Suivre le taux d’ouverture des newsletters, la participation aux événements, ou encore le nombre de clics sur les contenus partagés. Cela permet de mesurer l'intérêt réel et la réactivité des candidats du vivier.
Optimisation continue
- Identifier les canaux les plus productifs : Suivre la source de chaque profil (forums spécialisés, cooptation, partenariats avec des écoles ou universités, etc.) et analyser les canaux qui génèrent le plus de candidats qualifiés. Cela permettra de concentrer les efforts sur les sources les plus efficaces.
- Ajuster le contenu et la fréquence des communications : Adapter la fréquence des newsletters ou des mises à jour en fonction des retours d’engagement des candidats. Trop de communications peuvent être perçues comme intrusives, tandis qu’une fréquence trop faible pourrait diminuer l’intérêt. Trouver le bon équilibre est essentiel.
Retour d’expérience des candidats du vivier
- Demander leur ressenti : Recueillir des feedbacks de la part des candidats du vivier concernant la qualité des informations reçues, la fréquence des contacts, et la pertinence des offres. Cela permet de maintenir une bonne relation avec les talents et de s’assurer que le vivier reste attractif pour les candidats.
- Améliorer constamment : En fonction des retours, ajuster les méthodes de communication et la gestion du vivier pour garantir que les candidats restent engagés et voient de la valeur à faire partie de ce réseau. Un vivier bien géré renforce l’image de l’entreprise comme un employeur respectueux et attrayant.
Conclusion
Le vivier de talents (talent pool) est un levier stratégique crucial pour réduire le time-to-hire et anticiper efficacement les recrutements scientifiques.
Pour qu’il soit efficace, il doit être mis à jour régulièrement, animé de manière adaptée, et entretenu avec une relation de confiance avec les profils identifiés. Cela permet non seulement de gagner en réactivité mais aussi de renforcer l’image de l’entreprise comme employeur attractif.
Inciter les recruteurs, les managers R&D et les équipes RH à bâtir ou enrichir leur vivier de compétences dès maintenant, avant qu’une urgence de recrutement ne survienne. Il est plus productif de préparer les besoins futurs que d’attendre qu’ils deviennent urgents.
Proposer un guide pas à pas ou un webinar pour démarrer concrètement, en partageant des bonnes pratiques et des exemples de réussite sur la façon de constituer, gérer et entretenir un vivier de talents performant.